Ruang rapat selalu menunjukkan nada yang akan diadopsi oleh rapat dan taktik yang akan diambil. Ruang pertemuan memainkan peran penting selama negosiasi. Mereka memberikan ide yang adil tentang tuan rumah pertemuan. Dengan kata lain, ruang pertemuan dan konferensi mencerminkan sikap mental tuan rumah seperti bahasa tubuh yang menunjukkan kondisi mental seseorang.

Apa Arti Ruang Rapat?

Manajer SDM senior dan psikolog Sewa Office Space Jakarta mengatakan bahwa ruang pertemuan yang luas dan terang yang dilapisi karpet dari dinding ke dinding dan dihiasi dengan cemerlang dengan furnitur yang dipoles dan antik, lampu gantung dan bunga, menandakan banyak hal. Misalnya, mereka melambangkan semangat kooperatif dan ramah dalam tuan rumah pertemuan. Mereka juga menonjolkan pola pikir positif dari tuan rumah pertemuan dan menunjukkan keinginan tuan rumah untuk berkolaborasi dengan para undangan pertemuan. Para ahli mengatakan bahwa tuan rumah pertemuan tersebut bersedia untuk mencapai kesepakatan, fleksibel dan terbuka untuk berubah dan bahkan terbuka untuk perbedaan pendapat. Beberapa VP memiliki kebiasaan berbicara dengan manajer tempat tentang dekorasi tempat pertemuan, secara pribadi. Tidak peduli apakah VP tersebut memiliki atau tidak t memiliki rasa estetika yang baik dan keterampilan dekorasi interior yang hebat – cukup bahwa mereka ingin memberikan sentuhan pribadi mereka pada dekorasi ruang pertemuan. Semuanya, dari potret bermata emas dan cermin di dinding, mawar dan gerbera di vas bunga porselen, dan pelapis satin yang kaya di sofa hingga kelembutan karpet beludru, dan posisi grand piano, adalah diperiksa oleh mereka secara pribadi. Seringkali CEO memutuskan sendiri menu multi-masakan untuk makan siang dan makan malam yang akan disajikan di rapat. dan posisi grand piano, diperiksa oleh mereka secara pribadi. Seringkali CEO memutuskan sendiri menu multi-masakan untuk makan siang dan makan malam yang akan disajikan di rapat. dan posisi grand piano, diperiksa oleh mereka secara pribadi. Seringkali CEO memutuskan sendiri menu multi-masakan untuk makan siang dan makan malam yang akan disajikan di rapat.

Keterlibatan Manajer Senior dalam Merancang Ruang Rapat

Banyak manajer senior lebih suka melihat aspek teknis dari ruang konferensi itu sendiri. Manajer tersebut berpengalaman dalam melakukan rapat dan karena mereka memperhatikan detail, mereka dapat segera menemukan kekurangan dan cacat di ruang rapat, yang mungkin dalam bentuk:

• tidak adanya proyektor LCD
• tidak adanya layar
• tidak adanya TV
• tidak adanya komputer dan laptop dengan koneksi internet
• tidak adanya papan tulis dengan spidol
• tidak adanya flip-chart
• tidak adanya mimbar dengan mikrofon
• tidak adanya spanduk
• tidak adanya peralatan rapat lainnya
• cat terkelupas dari dinding
• penempatan meja rapat yang
tidak tepat • pengaturan tempat duduk yang
tidak tepat • akustik ruang rapat yang tidak tepat

Keterlibatan Aktif Tuan Rumah Rapat dalam Mengatur Pengaturan Tempat Duduk dan Merancang Ruang Rapat

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat hampir selalu ditentukan oleh CEO dan VP yang memanggil rapat dan tidak pernah oleh manajer acara karena pengaturan tempat duduk di ruang seminar menandakan hierarki resmi dan perintah kekuasaan. Tuan rumah rapat, yang menentukan sendiri suasana ruang konferensi, sebelum menentukan hal yang sama kepada pengelola tempat, adalah orang-orang yang pada umumnya ingin menciptakan kesan yang baik pada peserta rapat. Jika ruang rapat dirancang dan diatur melalui keterlibatan aktif penyelenggara rapat:

• itu berarti bahwa tuan rumah memiliki sikap positif terhadap pertemuan
tersebut • itu berarti bahwa upaya bersama, tulus dan berkelanjutan telah dilakukan oleh tuan rumah pertemuan untuk menyambut para tamu dan membuat mereka merasa di rumah
• itu berarti bahwa tuan rumah pertemuan telah membuat upaya yang sungguh-sungguh dalam mengatur panggung untuk pertemuan yang bersahabat dengan para peserta pertemuan
• menunjukkan bahwa tuan rumah pertemuan bermaksud untuk bekerja sama dan bersikap demokratis

Oleh karena itu, besar kemungkinan pertemuan akan berhasil bagi semua pihak yang terkait jika diadakan di tempat pertemuan yang telah dirancang dengan cermat, dan melalui keterlibatan tuan rumah pertemuan, dengan mempertimbangkan kebutuhan dan tingkat kenyamanan para pihak. undangan rapat.

Fasilitas Perjamuan di Ruang Rapat

Cara makanan disajikan selama dan setelah rapat juga merupakan indikator nada rapat. Terkadang, untuk rapat, beberapa ruang rapat disewa sehingga yang satu berfungsi sebagai ruang konferensi, satu sebagai area presentasi dan yang ketiga, sebagai ruang perjamuan. Sebuah suite ruang konvensi yang memiliki fasilitas perjamuan yang rumit umumnya besar dan mewah. Ruang pertemuan dengan fasilitas perjamuan jelas memiliki kesejahteraan para undangan dan selalu dipuji sebagai tempat pertemuan ‘megah’ oleh para undangan. Ada peluang keberhasilan yang lebih tinggi untuk semua pihak yang terlibat dalam konferensi di ruang pertemuan dengan fasilitas perjamuan yang mewah.

Ruang Rapat Dingin dan Menakutkan

Di sisi lain, ruang rapat terkadang terlihat ‘telanjang’. Mereka memancarkan dingin bukannya kehangatan. Sekarang Anda mungkin berpikir, ‘siapa yang ingin mendesain ruang pertemuan dengan cara ini?’ Ketika mereka menjadi tempat pertemuan bermusuhan yang berfokus pada merger yang bermusuhan dan dipaksakan, kesepakatan yang tidak bersahabat, pengurangan karyawan, dan masalah perusahaan negatif lainnya, ruang rapat tampak seperti ‘rumah berhantu’ atau apartemen yang terbengkalai dan terbengkalai. Bukannya perusahaan berusaha keras untuk memilih ruang rapat yang jelek untuk rapat mereka. Hanya saja tidak ada yang fokus pada dekorasi ruang pertemuan ketika mereka fokus pada masalah perusahaan yang ‘tidak menyenangkan’. Dan dekorasi menjadi terabaikan. Pihak yang muncul sebagai pemenang tak terbantahkan dalam pertemuan kompetitif hampir tidak berbicara dengan pihak yang kalah setelah pertemuan selesai. Tidak ada ruang untuk obrolan ringan dan obrolan ringan dalam pertemuan semacam itu. Dan tentu saja, ruang pertemuan mulai mencerminkan perasaan ‘dingin’ dan ‘dingin’ di antara pihak-pihak yang bersaing. Furnitur baja dan panel dinding baja yang hadir sebagai pengganti wainscoting mewah menjadi lebih menonjol di ruang pertemuan di mana permusuhan menjadi agenda pertemuan. Ruang pertemuan seperti itu berbau profesionalisme. Bisnis, tentu saja, adalah tujuan utama di semua ruang pertemuan, tetapi ruang konferensi di mana kedua belah pihak menginginkan konsensus atau kesepakatan menang-menang, adalah platform yang efektif di mana bisnis dan kesenangan dapat berbaur dengan mulus. Tetapi ketika Anda menyerahkan slip merah muda kepada banyak karyawan, Anda hampir tidak akan mengatur pesta gala untuk mereka. Dan jika Anda sedang menyelidiki penipuan besar yang telah menguras keuangan perusahaan Anda, Anda tidak akan repot untuk melihat rangkaian bunga dan kilauan lampu gantung. Secara otomatis, kaca-dan-baja dari ruang pertemuan akan menjadi mencolok. Dan jika Anda ingin meninggalkan sisi yang kalah tinggi dan kering, Anda akan dengan sengaja membawa pertempuran ruang rapat ke ruang rapat yang tampak paling buruk.

Ruang Rapat untuk Press Meeting

Rapat yang diadakan secara mendesak juga diselenggarakan di ruang rapat yang tidak dilengkapi atau didekorasi dengan benar. Tidak ada waktu untuk keindahan dan kesopanan ketika pertemuan diadakan dalam waktu singkat dan peserta serta presenter harus puas dengan peralatan apa pun yang tersedia. Pertemuan darurat belum tentu pertemuan yang bermusuhan atau menakutkan. Mereka hanya pertemuan yang dipanggil secara tiba-tiba untuk mengatasi masalah yang muncul tiba-tiba.

Memilih Ruang Rapat yang Tepat

Karena ada tempat pertemuan yang berbeda untuk tujuan yang berbeda, Anda harus memastikan bahwa Anda memilih ruang pertemuan yang tepat untuk tujuan yang benar. Mengadakan upacara pemakaman di hotel mewah dan luas sama konyolnya dengan merayakan kenaikan keuntungan di tempat di sebelah kuburan. Konsultasikan dengan perencana buku harian online yang andal sebelum rapat. Perencana buku harian online yang andal akan memberi Anda wawasan tentang apa yang harus Anda lakukan untuk menyelenggarakan rapat dengan benar, melalui banyak fitur dan fungsi berteknologi tinggi. Bagian Tempat dari setiap perencana buku harian online otentik memungkinkan Anda untuk mengunggah detail tempat dan foto-foto ruang konferensi dan tempat sehingga Anda dapat merujuknya dan memilih tempat yang sesuai untuk pertemuan Anda, dengan mudah. Bagian Tempat dari setiap perencana buku harian online autentik membantu mendukung dan memfasilitasi prosedur pemilihan ruang rapat. Perencana buku harian online tepercaya dirancang untuk menawarkan solusi khusus kepada Anda terkait proses manajemen rapat. Untuk menyelenggarakan rapat yang akan berdampak pada semua orang, pilih ruang rapat Anda dengan hati-hati dan dapatkan bantuan dari perencana buku harian online yang tepercaya.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.